คอมพิวเตอร์กับการบัญชี

การใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำและตรวจสอบบัญชี

  1. คอมพิวเตอร์มีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ส่วนคือ
  • ฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ Hardwareเป็นส่วนที่สามารถมองเห็นจับต้องได้ ซึ่งประกอบด้วยหน่วยรับเข้าข้อมูล (Input Devices) อุปกรณ์รับเข้าประกอบด้วย คีย์บอร์ด เมาส์ จอสัมผัส สแกนเนอร์ ปากกาแสง อุปกรณ์รับเข้าด้วยเสียง (Voice Recongnizers) หน่วยประมวลผลกลางหรือ ซีพียู (Central Processing Unit) ประกอบด้วย 1. หน่วยควบคุม (Control Unit) ทำหน้าที่นำคำสั่งที่เก็บอยู่ในหน่วยความจำหลักมาสั่งการและประสานการทำงานของสวนประกอบอื่นในฮาร์ดแวร์      2. หน่วยคำนวณและตรรกะ(Arithmetic Logic ALU) ทำหน้าที่ในการคำนวณผลทางคณิตศาสตร์ 3. หน่วยความจำหลัก (Primary Storage Unit)เป็นหน่วยที่ทำหน้าที่เก็บข้อมูลชั่วคราวในขณะที่มีการเรียกข้อมูลจากหน่วยความจำสำรองขึ้นมาใช้ หน่วยความจำหลักสามารถแบ่งได้ 2 ประเภทคือ หน่วยความจำเข้าถึงโดยสุ่ม RAM เป็นหน่วยความจำที่ใช้ประมวลผลข้อมูลหรือประมวลผลคำในขณะทำงานหากเกิดไฟฟ้าดับข้อมูลที่ประมวลผลอยู่ในRAMในขณะนั้นจะหายไปเว้นแต่จะมีการสำรองข้อมูล  หน่วยความจำอ่านอย่างเดียว ROM ข้อมูลและโปรแกรมต่างๆจะไม่หายไปหากเกิดไฟฟ้าดับ หน่วยส่งออก(Output Devices) เช่น เครื่องพิมพ์ จอภาพ หน่วยตอบสนองด้วยเสียง (Voice Output) พล็อตสเตอร์ และหน่วยความจำสำรอง(Secondary Storage Devices)
  • ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ Softwareเป็นรายละเอียดของชุดคำสั่งงานที่ควบคุมการปฏิบัติการของเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งประกอบด้วยซอฟต์แวร์ระบบและซอฟต์แวร์ประยุกต์
  • ข้อมูลและการประมวลผล Data wareซึ่งจะถูกจัดเก็บรวมไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล ซึ่งคอมฯจะช่วยประมวลผลมีหลายวิธีการประมวลผลแบบกลุ่ม การประมวลผลแบบตอบโต้ การประมวลผลแบบเชื่อมตรง
  1. ระบบสารสนเทศเป็นระบบที่นำแนวคิดทางด้านเทคโนโลยีมาในการปฏิบัติงานด้านต่างๆภายในองค์กรโดยมีบุคลากรเป็นผู้จัดเตรียมเพื่อให้ผู้ใช้สารสนเทศได้ประโยชน์สูงสุด
  2. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีเป็นระบบที่มีหน้าที่สำคัญในการบันทึกข้อมูลเข้า จัดการประมวลผล และแสดงผลลัพธ์
  3. บิต ไบต์ ฟิล เรคคอต  แฟ้มข้อมูล ฐานข้อมูล
  4. การจัดเก็บข้อมูลตามลักษณะการจัดเก็บ มี สองแบบคือ – แบบลำดับ คือการจัดเก็บตามลำดับการบันทึกข้อมูลจะถูกจัดเก็บต่อกันไปเรื่อยๆประหยัดและจัดเก็บง่ายแต่จะยุ่งยากเสียเวลาในการค้นหาเนื่องจากต้องเริ่มอ่านข้อมูลตั้งแต่เริ่มแรก – แบบดัชนี คือการจัดเก็บที่มีตำแหน่งในการจัดเก็บ ง่ายต่อการค้นหา
  5. การจัดเก็บตามลักษณะการใช้งาน
  • แฟ้มข้อมูลหลัก คือแฟ้มข้อมูลชนิดพื้นฐานซึ่งจะมีการแก้ไขและปรับปรุงอยู่เสมอ
  •  แฟ้มข้อมูลรายการหรือแฟ้มข้อมูลการเปลี่ยนแปลง  แฟ้มข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลที่เก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูลหลัก
  • แฟ้มข้อมูลรายงาน คือแฟ้มข้อมูลที่ประมวลผลแล้วพร้อมที่จะพิมพ์รายงาน ส่วนมากจะเป็นแฟ้มข้อมูลชั่วคราวเมื่อพิมพ์รายงานแล้วจะลบทิ้ง
  • แฟ้มข้อมูลสำรองBackup Fileคือแฟ้มที่ใช้จัดเก็บสำรองข้อมูล
  • แฟ้มลงบันทึกเข้าออก Log File แฟ้มที่บ่งบอกถึงขั้นตอนการทำงานของระบบ
  1. ระบบสารสนเทศแบ่งตามลักษณะการใช้งานได้ดังนี้
  • ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการต้องใช้ฮาร์ดแวร์Computer ซอฟต์แวร์Computer ร่วมกับบุคลากรขององค์กร
  • ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง
  • ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ
  1. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรรายได้  ประกอบด้วย การขายสินค้าหรือบริการ การตั้งหนี้ การเรียกเก็บเงิน และการชำระเงินจากลูกค้ารายการทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในระบบบัญชีลูกหนี้
  2. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรรายจ่าย ประกอบด้วย การสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ  การตั้งหนี้ การเตรียมการจ่ายเงิน การเบิกจ่ายเงินเพื่อจ่ายให้แก่เจ้าหนี้  รายการทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในระบบบัญชีเจ้าหนี้
  3. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรการจัดทรัพยากร ประกอบด้วย
  • ระบบสินทรัพย์ถาวร
  • ระบบเงินเดือนและค่าแรง
  1. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรการผลิต ประกอบด้วย การวางแผนการผลิต การเบิกใช้วัตถุดิบ การจ้างแรงงาน การคำนวณต้นทุนการผลิต การโอนสินค้าที่ผลิตเสร็จแล้วไปยังคลังสินค้า การเบิกสินค้าออกจากคลังเพื่อจำหน่าย
  2. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรบัญชีแยกประเภท เป็นวงจรที่นำข้อมูลรายการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงานของวงจรรายได้ รายจ่าย วงจรการผลิต มาบันทึกลงในบัญชีแยกประเภท เพื่อปะมวลผลและจัดทำเป็นรายงานเสนอต่อผู้ใช้ภายนอกซึ่งจะประกอบด้วยรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำคือ รายการขายสินค้า รายการซื้อสินค้า รายการเบิกวัตถุดิบเพื่อใช้ในการผลิต ส่วนรายการที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำคือ รายการจำหน่ายหุ้น รายการจ่ายเงินปันผล นอกจากนี้ยังมีรายการปรับปรุงเมื่อสิ้นงวดได้แก่  รายการปรับปรุงรายการค้างรับ - ค้างจ่าย รายการปรับปรุงเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด รวมทั้งรายการปิดบัญชีเมื่อสิ้นงวด ได้แก่ การปิดบัญชีเกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่ายเข้าสู่บัญชีกำไรขาดทุนและการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าสู่บัญชีกำไรสะสม
  3. วงจรแบบวงแหวนหากเครื่องแม่เสียจะมีผลกระทบต่อเครื่องลูก
  4. ขั้นตอนในวงจรบัญชีมีรายละเอียดดังนี้
  • วิเคราะห์รายการบัญชี มีวัตถุประสงค์เพื่อการรวบรวมข้อมูล ซึ่งอยู่ในรูปแบบของเอกสารประกอบรายการ
  • บันทึกรายการในสมุดรายวัน  จะต้องเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป
  • ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท โดยนำข้อมูลมาจัดเรียงตามรูปแบบของบัญชีแยกประเภทโดยแยกรายการบัญชีตามผังบัญชี
  • จัดทำงบทดลองก่อนปรับปรุง เพื่อเป็นเครื่องมือช่วยในการตรวจสอบข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี
  • บันทึกและผ่านรายการสำหรับรายการปรับปรุงบัญชี เช่นการแก้ไขข้อผิดพลาด รายการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากการประมาณการทางการบัญชี  รายการปรับปรุงบัญชี ณ วันสิ้นงวดเพื่อรับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย
  • การจัดทำงบทดลองหลังการปรับปรุง
  • จัดทำงบการเงิน
  • บันทึกและผ่านรายการปิดบัญชี
  • จัดทำงบทดลองหลังการปิดบัญชี
  • บันทึกและผ่านรายการสำหรับรายการโอนกลับ
  1. การเปรียบเทียบการจัดทำบัญชีด้วยมือและการจัดทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์

รายการ

การจัดทำบัญชีด้วยมือ

การจัดทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์

1.แหล่งข้อมูล

เอกสารประกอบรายการ

ข้อมูลในรูปสื่ออิเลคทรอนิคส์ที่นำเข้าโดยระบบอื่น และข้อมูลที่นำเข้าด้วยเอกสารปรกอบรายการ

2.สมุดบันทึกรายการบัญชี

สมุดรายวันทั่วไป และสมุดรายวันเฉพาะ

แฟ้มข้อมูลรายการ Transaction File

3. สมุดบัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีย่อย

แฟ้มข้อมูลหลัก Master File

4. การจดบันทึก

บันทึกรายการในสมุดรายวัน(การลงบัญชี)

การนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์

5.การผ่านบัญชี

ผ่านจากสมุดรายวันไปบัญชีแยกประเภท

ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก(File Update)ด้วยข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการ

6.การประมวลผล

ประมวลผลแบบกลุ่มด้วยมือ

ประมวลผลทั้งแบบกลุ่มและเชื่อมตรงโดยผ่านระบบคอมพิวเตอร์

7.การควบคุมภายใน

การควบคุมทั่วไป

การควบคุมทั่วไปและการควบคุมระบบงาน

  1. ประโยชน์ของการใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำบัญชี
  • ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
  • เพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผลและการนำเสนอสารสนเทศ
  • ลดปริมาณการใช้กระดาษ
  1. ข้อจำกัดในการใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำบัญชี
  • ความสามารถในการปรับเปลี่ยนให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น มีการเปลี่ยนแปลงมาตรฐานการบัญชี การปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร ระบบคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่เดิมอาจจะไม่ยืดหยุ่นพอในการเปลี่ยนแปลง
  • ความเสี่ยงจากการควบคุมภายในที่ขาดประสิทธิภาพและประสิทธิผล เช่น การที่พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าใช้ระบบโดยไม่ได้รับอนุญาต ระบบป้องกันไว้
  • ข้อจำกัดด้านกฎหมายที่ยังไม่รับรองข้อมูลอิเลคทรอนิคส์

   ที่มา : www.nudpop.com

 

รูปภาพที่เกี่ยวข้อง

ติชม


ต้องการให้คะแนนบทความนี้่ ?

สร้างโดย :


Kru_tapanee

สถานะ : ผู้ใช้ลงทะเบียน
การบัญชี