การใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำบัญชี

การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านบัญชี โดย นายศรีศักดิ์ จามรมาน และคนอื่นๆ

          บัญชีที่ทำกันโดยทั่วไป ได้แก่ บัญชีเงินเดือน (payroll) การออกใบกำกับสินค้า (invoice) บัญชีลูกหนี้ (account receivable) การรับเงิน (cash receipts) บัญชีเจ้าหนี้ (account payable) การพิมพ์เช็คและหักบัญชี (check writing and reconciliation) เป็นต้น
         
การทำบัญชีเงินเดือนนั้น เดิมมักจะเป็นงานที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นงานแรกของธุรกิจต่างๆ เพราะจะได้ทดลองการใช้คอมพิวเตอร์โดยไม่มีผลกระทบกระเทือนแต่อย่างใดกับลูกค้า เมื่อพนักงานคุ้นเคยและยอมรับการใช้คอมพิวเตอร์ จึงค่อยขยายงานไปด้านอื่นๆ ขั้นตอนแรกของการทำบัญชีเงินเดือนก็คือ การจัดทำแฟ้มข้อมูลหลักว่ามีใครเป็นพนักงานบ้าง อยู่ที่ใด อัตราเงินเดือนเท่าใดหักภาษีและอื่นๆ เท่าใด ต่อจากนั้นทุกงวดจะต้องแจ้งให้คอมพิวเตอร์ทราบว่ามีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่เช่น  ผู้ใดเข้าหรือออก ผู้ใดทำงานนอกเวลา และผู้ใดลาหยุดเกินกำหนดจนต้องหักเงินเดือน แล้วคอมพิวเตอร์ก็จะคำนวณเงินเดือนเงินหักต่างๆ แล้วพิมพ์รายการ พิมพ์เช็คและพิมพ์รายงานสรุปต่างๆ ได้
         ตัวอย่างการทำบัญชีเงินเดือนที่ควรใช้คอมพิวเตอร์อย่างชัดเจนในเมืองไทยมีหลายแห่ง  เช่น ที่โรงงานยาสูบและองค์การขนส่งมวลชน ซึ่งมีพนักงานหลายพันคน มีรายการทำงานนอกเวลามากมายหลายอย่าง มีการลาหยุดและการจ้างรายวันพิเศษ ซึ่งทำให้ต้องคำนวณใหม่ทุกครั้งและต้องคำนวณให้เสร็จในเวลาจำกัดเพียงไม่กี่วันหลังจากที่ได้รายละเอียดแต่ละครั้ง   ถ้าทำด้วยมือก็จะต้องใช้พนักงานจำนวนมากมายและมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย  และยังอาจทำไม่ได้ทันเวลา ซึ่งถ้าจ่ายค่าจ้างงวดใดไม่ทัน พนักงานก็จะไม่ยอมทำงานงวดต่อไป เกิดความเสียหายได้มากมาย
         ในการค้าขายนั้น  อาจถือได้ว่าใบกำกับสินค้าเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุด  การใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้าช่วยให้การทำงานด้านนี้สะดวก  ถูกต้อง  สิ้นเปลืองเวลา
และพนักงานน้อยลง แฟ้มข้อมูลหลักที่ทำขึ้นเพื่อใช้ในการทำใบกำกับสินค้า ก็อาจนำไปใช้ในการวิเคราะห์ลูกค้าวิเคราะห์สินค้า วิเคราะห์การขาย และวิเคราะห์ตลาดต่อไปการวิเคราะห์ต่างๆ ดังกล่าวมีประโยชน์มาก แต่ถ้าไม่มีแฟ้มข้อมูลหลักอยู่ก่อนแล้ว ก็มักไม่มีใครทำการวิเคราะห์ เรื่องเหล่านั้น เพราะจะต้องใช้พนักงานและเวลามากมาย
          ข้อมูลที่จะใช้ในการทำใบกำกับสินค้า  ต้องระบุว่าส่งสินค้าอะไรไปให้ลูกค้ารายใดเป็นจำนวนเท่าใด  นอกจากนี้อาจมีรายการขอเบิกวงเงิน ขอเปลี่ยนชื่อและที่อยู่อีกด้วยการทำบัญชีเงินเดือนก็เช่นเดียวกัน การทำใบกำกับสินค้าจะต้องมีการตรวจข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยใช้คอมพิวเตอร์ตรวจข้อมูลที่เป็นตัวอักษร เช่น ชื่อ ว่าเป็นตัวอักษรจริงหรือไม่ ข้อมูลที่จะต้องเป็นตัวเลข เช่น จำนวนเงิน เป็นตัวเลขจริงหรือไม่ ราคาที่ระบุเป็นราคาที่ตกลงกำหนดกันไว้หรือไม่  อยู่ในช่วงที่ตกลงกันหรือไม่  อย่างไรก็ตาม ถ้าให้ทำการจัดส่งสินค้าด้วยคอมพิวเตอร์ตั้งแต่ต้นแล้วการใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้าก็จะง่ายขึ้น เพราะไม่ต้องตรวจข้อมูลที่ให้ตรวจไว้แล้วตั้งแต่ตอนจัดส่งสินค้า
          ประโยชน์ของการใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้านอกจากจะได้ใบกำกับสินค้าที่ถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ยังได้รายงานต่างๆ เช่น รายงานการขายในราคาที่แตกต่างไปจากที่ตกลงกันไว้อีกด้วย รายงานดังกล่าวนั้น อาจจะนำมาใช้ควบคุมตักเตือนพนักงานขายซึ่งลดราคามากเกินไปจนทำให้ได้กำไรน้อยหรือขาดทุน
          การทำบัญชีลูกหนี้จะทำให้หน่วยงานธุรกิจได้ทราบว่าในงวดใดมีลูกหนี้มากน้อยเท่าใด ผู้ใดค้างจ่ายมาแล้วเท่าใดได้ทราบสถานะของธุรกิจว่ามีเงินพอใช้จ่ายหรือไม่ จะต้องไปกู้ยืมมาใช้ในงวดใดหรือไม่ ถ้าลูกหนี้รายใดค้างจ่ายนานก็จะได้จัดการติดตามทวงถามก่อนที่จะสายเกินไป
          เมื่อลูกค้าได้รับใบกำกับสินค้าแล้ว ส่วนมากมักส่งเงินให้บริษัท เมื่อได้รับเงินมาแล้ว บริษัทจะต้องนำจำนวนเงินที่ได้รับนี้ไปเข้าบัญชีลูกค้า จะได้ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินครบหมดแล้ว  หรือจ่ายเกินหรือขาดไปเท่าใด ในการใช้
คอมพิวเตอร์ในระบบการรับเงินนี้  บริษัทอาจจะขอให้ลูกค้าส่งต้นขั้วใบกำกับสินค้ามาพร้อมกับเงินที่จ่าย บริษัทจะได้นำต้นขั้วซึ่งระบุบัญชีเลขที่ ชื่อ และจำนวนเงินที่จ่ายไปเข้าคอมพิวเตอร์โดยสะดวก
          ข้อมูลการจ่ายเงินของลูกค้านี้อาจใช้ทำนายการจ่ายเงินของลูกค้าได้ เช่น จากใบกำกับสินค้าที่ส่งไปทั้งหมดนั้น จะได้รับเงินจริงในเดือนนั้นเท่าใด ถ้ากิจการใดลูกค้าไม่ยอมจ่ายเงินเร็ว กิจการนั้นก็อาจจะต้องนำใบกำกับสินค้าไปจำนองเพื่อให้ได้เงินสดมาใช้จ่าย
          ในทางตรงกันข้ามกับบัญชีลูกหนี้ก็คือบัญชีเจ้าหนี้ทำให้บริษัทได้ทราบว่ามีเจ้าหนี้ที่บริษัทจะต้องจ่ายเงินให้มากน้อยเท่าใด เมื่อใด อย่างใด จะได้ตัดสินใจได้ถูกต้องโดยปกติเจ้าหนี้ของบริษัทมักจะลดราคาพิเศษให้ ถ้าบริษัทจ่ายเงินภายในเวลากำหนด  เช่น ภายในหนึ่งเดือนจะลดให้ร้อยละ ๒ ในการนี้ คอมพิวเตอร์จะช่วยให้บริษัทไม่ต้อง
จ่ายเงินเร็วเกินไปและไม่ช้าเกินไป เพราะถ้าจ่ายเงินเร็วเกินไป เช่น จ่ายทันทีที่ได้รับใบกำกับสินค้าก็ไม่ได้ส่วนลดซ้ำยังเสียโอกาสที่จะเอาเงินนั้นไปหมุน แต่ถ้าจ่ายช้าเกินไปเช่น ช้าไปเพียง ๑ วัน ก็จะไม่ได้รับส่วนลดที่ควรจะได้
          การจ่ายเงินให้เจ้าหน้าที่และงานอื่นๆ เช่น การทำบัญชีเงินเดือน งานจะสิ้นสุดลงด้วยการออกเช็คจ่ายเงินในธุรกิจบางอย่าง จำนวนเช็คส่งออกแต่ละวันแต่ละงวดอาจมากเป็นร้อยเป็นพัน เขียนหรือพิมพ์ไม่ทัน ฉะนั้นถ้าการทำบัญชีต่างๆ เหล่านั้นทำด้วยคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว ก็น่าจะใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์เช็คไปด้วย โดยใช้กระดาษเช็คแบบต่อเนื่องให้คอมพิวเตอร์พิมพ์ได้นาทีละเป็นร้อยๆ ใบ
          ในต่างประเทศนั้น เมื่อธนาคารหักบัญชีสำหรับเช็คใบใดแล้ว จะส่งต้นฉบับเช็คนั้นคืนให้ลูกค้า ทางบริษัทผู้ออกเช็คจะให้คอมพิวเตอร์ตรวจดู ถ้าพบว่าเช็คใบใดยังไม่ได้หักบัญชี  บริษัทก็ยังใช้เงินจำนวนนั้นได้อยู่ ในบ้านเราธนาคารไม่ได้ส่งต้นฉบับเช็คคืนให้ลูกค้า ฉะนั้นถ้าจะใช้ระบบนี้ก็ต้องให้ธนาคารออกรายงานการเคลื่อนไหวของบัญชีให้ทุกวัน
          การใช้คอมพิวเตอร์เขียนเช็คและหักบัญชีให้บริษัทมิได้ให้ข้อมูลไปใช้ประโยชน์ทางบริหารแต่อย่างใด  ประโยชน์มีเพียงแต่ลดจำนวนพนักงานที่จะต้องเขียนเช็คลงเท่านั้นอย่างไรก็ตาม การใช้คอมพิวเตอร์เขียนเช็คนี้ ทำได้ง่ายและไม่ต้องลงทุนมาก  จึงมีผู้ใช้กันไม่น้อย  โดยเฉพาะในต่างประเทศ ยิ่งกว่านั้น ธนาคารต่างประเทศเกือบทุกแห่งล้วนแต่ใช้คอมพิวเตอร์ทั้งสิ้น บางธนาคารจึงมีบริการส่งแถบรายการเช็คเบิกในบัญชีของบริษัทใหญ่ๆ  ให้บริษัทนั้นๆ ทุกวันด้วย
          ถ้าจะใช้คอมพิวเตอร์ทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งแต่เพียงอย่างเดียว เช่น ทำบัญชีเงินเดือนก็จะไม่คุ้มค่า แต่ถ้าให้คอมพิวเตอร์เข้ามาทำงานหลายๆ อย่าง ก็อาจใช้แฟ้มต่างๆที่ใช้กับคอมพิวเตอร์ทำรายงาน ทำการวิเคราะห์ต่างๆ ที่ทำด้วยมือไม่ได้หรือทำได้ลำบาก รายงานและการวิเคราะห์ต่างๆ เหล่านี้ อาจนำมาใช้เป็นประโยชน์ในการลดค่าใช้จ่าย
และเพิ่มกำไรให้บริษัทได้  นอกจากนี้ งานด้านเอกสารที่คอมพิวเตอร์ช่วยทำให้อย่างรวดเร็วนี้ก็จะช่วยให้บริษัทขยายกิจการได้รวดเร็วกว้างขวางขึ้นด้วย
          นอกจากนี้ อาจใช้คอมพิวเตอร์ช่วยทำรายงานและทำการวิเคราะห์เรื่องต่างๆ เช่น ทรัพย์สินถาวร บัญชีแยกประเภท งบแสดงฐานะการเงิน และการวิเคราะห์การขาย เป็นต้น
          นอกจากเงินสด ซึ่งจะต้องมีไว้จ่ายเงินเดือน ใช้เป็นค่าใช้จ่ายอย่างอื่น เช่น ซื้อสินค้าจากผู้ผลิต และเก็บไว้เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในอนาคตแล้ว บริษัทห้างร้านต่างๆ  จะต้องมีทรัพย์สินถาวร  เช่น ตึกราม โรงเรียน เครื่องจักรกล และเฟอร์นิเจอร์อีกด้วย เราอาจใช้คอมพิวเตอร์ทำบัญชีทรัพย์สินถาวรและคิดค่าเสื่อมราคาให้ด้วย
          ปกติแล้ว เมื่อหัวหน้าหน่วยงานเสนอขอซื้อเครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ โดยมีเหตุผลสมควร ผู้จัดการมักจะอนุมัติทันที นานเข้าบริษัทห้างร้านต่างๆ มักจะมีเครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ มากมาย เกินความจำเป็น เงินก็จะไปจมอยู่ในเครื่องมือเครื่องใช้เหล่านั้น แทนที่จะใช้ลงทุนอย่างอื่นที่ได้ผลคุ้มค่ากว่า ฉะนั้นจึงควรใช้คอมพิวเตอร์ช่วยทำบัญชีรายการเครื่องมือเครื่องใช้   และทุกครั้งที่มีการขอซื้อก็ให้คอมพิวเตอร์ตรวจก่อนว่ามีของสิ่งนั้นๆ อยู่ในสาขาอื่นซึ่งนำมาใช้ได้หรือไม่
          ถึงแม้ว่าทรัพย์สินถาวรต่างๆ จะไม่ค่อยสูญหาย ก็ควรมีการตรวจนับกันเป็นครั้งคราวว่า ยังอยู่ในสภาพดีหรือไม่ถ้าอยู่ในสภาพที่ไม่ดีก็อาจหักค่าเสื่อมราคาได้เร็วกว่าปกติและพิจารณาว่าควรจะสั่งมาเปลี่ยนให้ใหม่หรือไม่
          การทำบัญชีทรัพย์สินถาวรนี้ จะช่วยให้บริษัททำนายได้ว่า จะต้องใช้เงินเท่าใดในการจัดหาทรัพย์สินเหล่านี้มาทดแทนหรือเพิ่มเติม อาจให้คอมพิวเตอร์คำนวณค่าเสื่อมราคาทั้งปัจจุบันที่หักมาแล้ว และจะหักต่อไปได้ด้วยหลังจากทำบัญชีต่างๆ มาแล้วก็อาจจะใช้คอมพิวเตอร์
ช่วยสรุปรวมบัญชีทุกชนิดเป็นบัญชีเดียวกัน สรุปยอดต่างๆ เช่น บัญชีเจ้าหนี้ เงินเดือน และทรัพย์สินถาวร เป็นต้น
          นอกจากจะใช้เพื่อการตรวจสอบงบดุลรายรับรายจ่ายแล้ว ฝ่ายบริหารอาจศึกษาบัญชีแยกประเภทว่า หน่วยใดรายการใดใช้เงินสิ้นเปลืองเกินไป หรือโดยมิได้รับอนุมัติหรือไม่
          การทำบัญชีแยกประเภทนี้อาจจะทำปีละหน หรือเป็นครั้งคราวบ่อยกว่านั้น โดยอาจจะทำรวมหมดทุกสาขาหรือแยกเป็นสำนักงานใหญ่และสาขาก็ได้  ฝ่ายบริหารควรจะตกลงกันใช้รายการให้ตรงกัน หรือจัดรหัสเชื่อมโยงระหว่างรายการ อาจให้คอมพิวเตอร์สรุปหลายๆ แบบ เช่น รายจ่ายชนิดต่างๆ รายได้ของโครงการต่างๆ เพื่อใช้เป็นประโยชน์แก่ฝ่ายบริหารต่อไป เช่น นำไปใช้ในการวัดผลว่าโครงการใดได้ผลดีสมควรจะสนับสนุนต่อไปหรือไม่
         จากการใช้คอมพิวเตอร์ทำบัญชีแยกประเภท เราอาจให้คอมพิวเตอร์ทำงบแสดงฐานะการเงินให้ด้วย อย่างไรก็ตาม บริษัทต่างๆ ที่ใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้านอื่นๆ เช่น บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ แล้ว มักจะทำงบแสดงฐานะการเงินโดยไม่ใช้คอมพิวเตอร์ ผลเสียของการไม่ใช้คอมพิวเตอร์ทำงบแสดงฐานะการเงินก็คือ  ประการแรก  เสียเวลารองบ
แสดงฐานะการเงินโดยไม่จำเป็น  และประการที่ ๒  ข้อสรุปต่างๆ ที่ทำด้วยมือมักจะไม่ตรงกับข้อสรุปที่คอมพิวเตอร์ทำให้
          งบต่างๆ ที่อาจจะให้คอมพิวเตอร์ทำให้คือ งบรายได้ งบดุล แผนกำไร และรายงานด้านการเงินอื่นๆ
          การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยงานบริษัทห้างร้านอีกประเภทหนึ่งที่ยังมิได้กล่าวถึง คือ การวิเคราะห์การขายและการยึด
ครองตลาด
          การวิเคราะห์การขายนั้น  อาจจะแบ่งวิเคราะห์ตามพนักงานขายหรือตามบัญชีลูกค้าหรือตามชนิดสินค้า หรือตามเขตตลาด เพื่อให้ทราบว่าพนักงานผู้ใดขายได้กำไรมากน้อยเท่าใด ลูกค้าประเภทใด  รายใด  ทำกำไรให้บริษัทมากน้อยเพียงใด สินค้าชนิดใดขายดีหรือไม่ และได้กำไรดีหรือไม่ และตลาดเขตใดควรจะค้าขายต่อไปหรือไม่
   
 ที่มา:สารานุกรมไทยสำหรับเยาวชนฯ เล่มที่ 11

รูปภาพที่เกี่ยวข้อง

ติชม


ต้องการให้คะแนนบทความนี้่ ?

สร้างโดย :


Kru_tapanee

สถานะ : ผู้ใช้ลงทะเบียน
การบัญชี